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Code de procédure proposé

Chapitre 1 : Considérations générales

Le code de procédures des assemblées délibérantes tel que présenté ci-dessous a été rédigé pour l’Association Étudiante d’Histoire de l’Université de Montréal (ci-après AÉHUM).

Énoncé 1. Champs d’application L’assemblée générale de l’AÉHUM est la principale instance à laquelle se raccorde le présent code. Le Conseil exécutif de l’AÉHUM en est également bénéficiaire, dans la mesure où certaines précisions sont spécialement notées (au chapitre 8) pour permettre à une instance exécutive non souveraine de fonctionner légalement sans pour autant pouvoir empiéter ou posséder les mêmes latitudes que l’association à laquelle elle est rattachée. La principale différenciation est au niveau des huis clos, qui dans le cas du conseil exécutif, empêche aussi que puissent être prises des décisions, dans un souci de transparence.

Énoncé 2. Remerciements et redevances Le présent code de procédures n’aurait pu exister sans deux apports essentiels. Le premier, duquel sont majoritairement repris la forme générale et la terminologie, est le Nouveau Code de procédures de l’ASSÉ, lui-même inspiré fortement du Code CSN. Toute la section concernant les questions de privilège est tirée directement de cet ouvrage. Le second apport est tout le travail qu’Emmanuel Chaput et Julien Mongeon (étudiants au Collège Bois-de-Boulogne de 2004 à 2006) ont accompli en compilant un tableau sommaire de procédures d’assemblée, dans un double objectif de vulgarisation et d’accessibilité, qui a inspiré le présent projet.

Chapitre 2 : Rôles et devoirs du présidium

Énoncé 3. Élections En début de séance, tout-e membre peut proposer un président ou une présidente, ainsi qu’un ou une secrétaire. Les deux propositions peuvent être jumelées en une seule, ou faites séparément. Toute candidature est recevable, et est sujette à débat. Plus d’une candidature peut être présentée pour chaque poste, mais une même personne ne peut se présenter aux deux postes différents dans le cadre de la même séance.

Énoncé 4. Sanctions contre le présidium La présidence ou le secrétariat peuvent être démis de leur poste. Tout-e membre peut effectuer une proposition de cette nature. Il s’agit d’une proposition dite spéciale puisqu’elle est traitée immédiatement. La personne qui propose une telle proposition doit d’abord soulever un point d’ordre (voir Section 7.1), puis énoncer sa proposition. Si celle-ci n’est pas appuyée, elle tombe. Quand un point d’ordre de sanction à l’égard de la présidence est soulevé, l’assemblée doit élire une vice-présidence, qui animera l’assemblée le temps du règlement de la sanction. Dans le cas du secrétariat, il n’est pas nécessaire de le remplacer, c’est la présidence qui s’occupe de comptabiliser les votes et d’inscrire les informations de la sanction au procès-verbal. Une fois que la sanction de destitution est votée, il est nécessaire de passer au vote pour le choix de remplaçants. La personne ayant occupé la vice-présidence peut se présenter de nouveau.

Énoncé 5. Rôles et devoirs de la présidence La présidence est chargée d’assurer que le climat de l’assemblée demeure favorable à son bon fonctionnement. Elle décide de la recevabilité des propositions, les mets aux voix et proclame le résultat des votes. Son rôle est d’assurer le suivi de l’ordre du jour, d’assurer que les interventions demeurent liées au sujet discuté, et fait observer le respect des règlements et procédures. La présidence est chargée de prendre les noms pour les tours de parole. Si un orateur ou une oratrice s’écarte du sujet, la présidence à le droit de lui retirer son droit de parole, en mentionnant «hors d’ordre», puis en poursuivant l’ordre de l’assemblée. Sans qu’il n’y ait nécessité d’appui, la présidence à le pouvoir de donner des sanctions à toute personne présente qui refuse de se conformer à un point d’ordre. Si la présidence est également membre de l’association, elle doit suspendre ses droits de membre pour la durée de sa présidence. Elle doit s’en tenir à l’impartialité la plus totale.

Énoncé 6. Rôles et devoirs du secrétariat Le secrétariat est chargé de rédiger le procès-verbal de l’assemblée. Son rôle est également d’assister la présidence dans la prise des noms pour les tours de parole, et dans la comptabilisation des votes. Dans le cas où le secrétariat est occupé par un-e membre de l’association, il conserve ses droits de membre tel qu’exposés au chapitre 3 du présent code.

Chapitre 3 : Rôles et devoirs des membres

Énoncé 7. Définition Est membre de l’assemblée tout membre en règle de l’AÉHUM, c’est-à-dire qu’il ou elle accepte de participer aux activités et ainsi paie sa cotisation.

Énoncé 8. Droits Tout-e membre a droit de prendre la parole, de proposer, d’appuyer et de voter. Afin de permettre un respect du décorum, les prises de parole se font tour à tour. Quiconque ne peut prendre la parole à moins d’avoir été préalablement autorisé-e par la présidence.

Énoncé 9. Prise de parole Une fois que la présidence autorise dûment un-e membre, ce dernier ou cette dernière peut prendre la parole. L’intervention doit, au possible, demeurer liée au sujet discuté sur le moment. La présidence a le devoir d’accorder les tours de parole en privilégiant ceux et celles qui n’ont pas encore pris la parole. À chaque changement de point à l’ordre du jour, la liste est remise à zéro. Les propos des membres sont contraints au respect d’autrui, doivent être exempts de menace, de défi et d’injures. Le langage grossier est déconseillé.

Énoncé 10. Quorum Le quorum de l’assemblée, c’est-à-dire le nombre minimum de membres devant être présents ou présentes pour que l’assemblée puisse être considérée légitime et ouverte, est de 10% du nombre total d’inscrit et d’inscrites à l’association pour la session en cours. En cas de nombre fractionnaire, il faut arrondir à l’entier supérieur.

Chapitre 4 : L’ordre du jour

L’ordre du jour d’une assemblée générale est élaboré par le Conseil exécutif, avant chaque séance. Il s’agit d’une structure qui définit les sujets qui seront abordés pendant la séance. Bien que chaque séance puisse posséder son propre ordre du jour, il existe certaines récurrences dans son élaboration, et certaines règles à respecter dans sa conception et son adoption.

Énoncé 11. Structure-type de l’ordre du jour 0. Ouverture 1. Procédures 1.1 Élection d’un présidium 1.2 Lecture et adoption de l’ordre du jour 1.3 Adoption des procès-verbaux 2. Dépôt des Avis de motion 3. Varia 4. Levée

Énoncé 12. L’ouverture et la levée Ce sont les balises entre lesquelles est considérée ouverte l’assemblée en cours. Les seules propositions qui y sont rattachées sont, respectivement, une proposition d’ouverture, ou une proposition de levée. En fait, ces propositions y sont automatiquement énoncées. Par contre, il n’est pas nécessaire d’être au point Levée pour qu’une proposition privilégiée du même ordre soit faite.

Énoncé 13. Les points non-statutaires Ce sont les points qui concernent les sujets sur lesquels l’assemblée est appelée à se pencher pendant la séance. Le Conseil exécutif est tenu de préparer ceux-ci à l’avance, en fonction des demandes des membres. Il est toutefois possible de modifier l’ordre du jour au point 1.2 Lecture et adoption de l’ordre du jour, par le biais d’amendements. Les points non-statutaires sont insérés, entre les points 2. Dépôt des Avis de motion et 3. Varia.

Énoncé 14. Adoption des procès-verbaux À chaque session, l’assemblée doit se positionner sur la validité du procès-verbal de la rencontre précédente. Ainsi, au point 1.3, le présidium le mettra aux voix devant l’assemblée, devant avoir préalablement lu le procès-verbal en question. Il n’est pas nécessaire que le présidium lise le procès-verbal, mais le Conseil exécutif a comme devoir de le rendre public au plus tard vingt-quatre heures après chaque assemblée.

Pour le point 2. Dépôt des avis de motion, voir Énoncés 42, 43 et 44.

Énoncé 15. Varia Il s’agit d’un point où sont faits les divers messages pouvant concerner l’assemblée. Aucune décision ne peut être prise dans le point Varia, à l’exception des cas suivants : toute proposition en lien avec une motion de blâme, une sanction ou une félicitation, ou toute proposition relative avec la levée de l’assemblée en cours et du choix d’une date pour la séance suivante.

Énoncé 16. Modifications à l’ordre du jour une fois qu’il est adopté Tout amendement fait à l’ordre du jour s’effectue pendant le point concerné, en début de séance. Toutefois, si l’assemblée considère qu’il doit être modifié ultérieurement, il lui est possible de le faire. Cette proposition nécessite un appui et est sujette à débat, mais les deux tiers de l’assemblée doivent s’entendre en faveur de cette modification. Cette demande de modification doit être effectuée alors qu’il n’y a aucune proposition sur la table, et a conséquemment la priorité la moins élevée.

Chapitre 5 : Les Propositions

Énoncé 17. Modalités d’usage Une proposition est ce sur quoi l’assemblée, disposée en délibérante, discute et vote. Chaque proposition est ultimement soumise à un vote, avec pour objectif direct de permettre à l’assemblée de prendre les décisions qui orientent ses actions. Les propositions sont regroupées en quatre types : les propositions ordinaires, les propositions dilatoires, les propositions privilégiées et les propositions spéciales. Tout-e membre de l’assemblée est amené-e à se prononcer sur les propositions présentées à l’assemblée, et à en présenter à son tour.

Énoncé 18. Recevabilité/irrecevabilité Toute proposition est d’abord présentée à la présidence, qui demande par la suite à ce qu’un-e autre membre l’appuie. Dans ce cas, la proposition est jugée recevable, à moins d’être hors d’ordre. Autrement, c’est-à-dire lorsqu’une proposition ne reçoit pas d’appui, elle est automatiquement rejetée. Toute proposition ayant été rejetée peut être présentée de nouveau. Si une même proposition est rejetée plus d’une fois au cours d’une même séance, et qu’elle n’est pas appuyée la fois suivante, elle ne peut être présentée de nouveau; il faudra attendre au minimum jusqu’à l’assemblée suivante.

Énoncé 19. Refonte Pour des fins de correction d’orthographe et de syntaxe incorrecte, il est possible, avec le consentement unanime des membres présent-e-s, de réécrire une proposition, sans en changer le sens, ni les modalités dans le seul but d’en régler ce type de problèmes et de faciliter la compréhension de la proposition. À l’exception de cette situation, toute modification de proposition (avant qu’elle ne soit adoptée, voir Énoncés 23 et 24) doit se faire par le biais d’amendements ou de sous-amendements, ou par une reconsidération (une fois qu’elle est adoptée, voir Énoncé 36).

Énoncé 20. Spécifications Les propositions qui suivent sont présentées en ordre de la moins prioritaire à la plus prioritaire. À moins qu’il n’en soit spécifié autrement, toute proposition nécessite un appui. Par défaut, une proposition, afin d’être adoptée, nécessite la majorité relative, c’est-à-dire que les contre et les abstentions (pris séparément, voir Énoncé 49) sont chacun moins élevé que le nombre de pour. L’autre possibilité est que le vote requis nécessite la majorité des deux tiers. Dans ce cas-ci, il est nécessaire que le ratio pour-contre soit de 2 pour 1, signifiant qu’il y a au minimum les deux tiers de l’assemblée ne s’étant pas abstenu qui votent en faveur.

Section 5.1 Propositions ordinaires

Énoncé 21. Définition Les propositions ordinaires sont ce sur quoi l’assemblée se prononce. Une fois appuyée, la proposition ordinaire est sujette à débat. Pour qu’une proposition ordinaire passe, elle doit être mise aux voix et avoir l’aval de la majorité relative des membres.

Énoncé 22. Principale Proposition régulière sans spécification particulière. Elle sert à adopter les positions de l’Assemblée générale par rapport aux diverses questions qui s’y discute. Peut être soumise à un ou plusieurs amendements et/ou sous-amendements. Exemple : «Je propose, appuyé-e par … une journée de conscientisation sur les enjeux de la pollution sur notre environnement.»

Énoncé 23. Amendement L’amendement sert à modifier une proposition principale par l’ajout et/ou le retranchement de certains mots. L’amendement ne doit pas modifier le sens de la proposition principale. La proposition principale peut être sujette à un nombre illimité d’amendement. Un seul amendement peut être mis sur la table à la fois. Exemple : «Je propose, appuyé-e par …de remplacer ‘une journée’ par ‘une semaine’ de sorte que la proposition se lise comme suit : ‘Je propose, appuyé-e par … une semaine de conscientisation sur les enjeux de la pollution sur notre environnement.’ »

Énoncé 24. Sous-amendement Le sous- amendement sert à modifier un amendement par l’ajout et/ou le retranchement de certains mots. Le sous-amendement ne doit pas modifier le sens de l’amendement. L’amendement peut être sujet à un nombre illimité de sous-amendement. Il n’existe pas de sous-sous-amendement. Un seul sous-amendement peut être mis sur la table à la fois. Exemple : «Je propose, appuyé(e)… de rajouter à la proposition telle qu’amendée les mots : ‘Du lundi 17 mars au vendredi 21 mars’ de sorte que la proposition se lise comme suit : ‘Je propose, appuyé-e par … une semaine de conscientisation sur les enjeux de la pollution sur notre environnement du lundi 17 mars au vendredi 21 mars.’»

Section 5.2 Propositions dilatoires

Énoncé 25. Définition Les propositions dilatoires amènent à mettre fin à la discussion en cours. Elles ne peuvent être amendées. Elles sont sujettes à débat, à raison d’une intervention par personne. L’objectif d’une telle limitation est d’éviter de faire glisser le débat de la proposition en cours à la demande de proposition dilatoire.

Énoncé 26. La question préalable i. La question préalable repose sur la présomption que l’Assemblée est suffisamment renseignée sur une question et qu’elle est prête sans plus de discutions à passer au vote. Une fois adoptée, la question préalable met automatiquement fin au débat. ii. Un minimum de six (6) interventions doit être fait dans le cadre du débat courant avant de pouvoir le clore de cette façon, afin d’éviter que la question préalable ne soit utilisée pour limiter le droit à la prise de parole. Il est à noter également qu’aucune autre proposition ne peut être reçue pendant le traitement de la question préalable. ii. Une fois proposée et appuyée, cette proposition doit avoir l’aval du deux tiers de l’assemblée pour passer. iii. Si elle est rejetée, la question préalable peut être demandée de nouveau sur une même proposition, mais il est nécessaire qu’il y ait eu un minimum de quatre (4) interventions supplémentaires depuis la demande précédente. iv. Il est impossible de s’abstenir sur la question préalable. v. Un-e membre ne peut proposer ou appuyer une question préalable concernant une proposition qu’il ou elle a proposée ou appuyée.

Énoncé 27. Mise en dépôt d’une proposition La mise en dépôt survient lorsqu’il est préférable de régler la question à un autre moment, qu’il soit défini ou non. Toute proposition de mise en dépôt ne s’accompagne pas forcément d’un moment de reprise précis. Dans le cas où il n’y a pas de précision quant à la reprise de la proposition, quiconque peut en faire la demande ultérieurement (voir l’Énoncé 37). L’objectif de cette proposition est de permettre le règlement du débat concerné à un moment plus opportun, soit parce qu’aucune solution n’est trouvée, ou parce que les membres présent-e-s jugent qu’ils ou elles ne sont pas aptes à en trouver une dans le moment. Certaines situations spécifiées plus loin dans le présent code provoquent une mise en dépôt automatique.

Énoncé 28. Mise en référence à une autre instance Si l’assemblée considère ne pas avoir l’expertise nécessaire pour régler un débat, il lui est possible de référer la question à une autre instance, qu’il s’agisse du Conseil exécutif ou d’un comité. Par le biais de cette proposition, il est possible que soit créé un comité ad hoc, c’est-à-dire temporaire, qui aura pour seule tâche de se renseigner sur la question et d’en informer l’assemblée lors d’une réunion ultérieure. Toutes les modalités relatives à la création du comité ou à la date d’échéance pour le règlement de la question doivent se décider en cours d’assemblée. La décision finale revient à l’assemblée.

Énoncé 29. Retrait d’une proposition Une fois une proposition présentée et appuyée, elle devient propriété de l’assemblée. Il revient donc à celle-ci de juger de la conservation ou non de la proposition, avant que la proposition en cours soit adoptée. La demande de retrait d’une proposition nécessite l’unanimité des voix, puisqu’il ne s’agit que d’un outil limitant l’usage de procédures sur des propositions qu’aucun membre présent ne souhaite voir adoptée. Aucune autre proposition ne peut être reçue durant le traitement de celle-ci.

Énoncé 30. Le déplacement d’un point à l’ordre du jour Cette proposition permet de déplacer un point de l’ordre du jour selon la volonté de l’assemblée. Le moment de la reprise peut être spécifié ou non dans la proposition de déplacement. Dans le second cas, le point est automatiquement repris avant le point Varia. Une telle proposition nécessite un appui ainsi que la majorité relative des voix pour passer.

Énoncé 31. Demande d’un temps de lecture/rédaction Ce type de demande peut être fait par n’importe quel membre de l’Assemblée, doit être appuyé, mais n’est pas sujet à débat. L’objectif de cette proposition est de permettre soit une clarification par le biais de la lecture d’un document écrit, soit en permettant à un-e membre de pouvoir produire un document écrit nécessaire à la continuation de l’assemblée. Par exemple, lorsqu’une question ayant été référée à un comité se retrouve devant l’assemblée pour être à nouveau débattue, il peut s’avérer pertinent de faire part des conclusions obtenues par ledit comité à toute l’assemblée. Il devient donc nécessaire de lire le document dans lequel figurent les conclusions. Pour le second cas, il suffit de prendre exemple sur la facilité que procure la possession d’une proposition écrite pour le présidium.

Section 5.3 Propositions privilégiées

Énoncé 32. Définition Les propositions privilégiées sont celles jugées prioritaires en raison de l’urgence qu’elles représentent. Elles ne sont pas sujettes à amendement et nécessitent un appui.

Énoncé 33. Scindement Une proposition jugée trop complexe pour être jugée en un seul bloc peut être sujette à un scindement. Il s’agit là de couper la proposition en deux ou plusieurs parties afin que soient créées de nouvelles propositions à mettre aux voix séparément. Les nouvelles propositions seront traitées selon l’ordre dans lequel elles apparaissaient dans le texte de l’ancienne. Il est possible de scinder une proposition possédant un préambule (ou des considérants) et de conserver celui-ci pour chacune des nouvelles propositions.

Énoncé 34. Texte section par section Toute proposition jugée trop longue par un-e membre peut être mise à l’attention de l’assemblée section par section (celles-ci devant être soit définies par la personne qui propose ou la présidence, et le sens de la proposition global ne doit pas en être changé). Si la demande de lecture section par section est adoptée, la proposition visée sera présentée par la présidence point par point, dans l’objectif de permettre aux membres de discuter des éléments séparément et de donner davantage de latitude à l’assemblée vis-à-vis de la proposition. La différence de cette proposition avec la précédente est que dans le cas présent, ce qui est adopté demeure entier, tandis que dans le cas d’un scindement, les nouvelles propositions créées demeurent séparées mêmes si elles sont adoptées.

Énoncé 35. Huis clos Cette proposition possède deux objectifs conjoints : le premier est d’expulser de la salle les non-membres, tandis que le second est de soustraire de son procès-verbal une partie des discussions de l’assemblée. Il est nécessaire de spécifier le moment d’arrêt de tout huis clos lors de l’élaboration de celui-ci. Les deux types de huis clos peuvent être demandés en même temps aux mêmes fins, mais il est essentiel de spécifier la nature de tout huis clos au moment où il est proposé. Dans le cas où un huis clos d’expulsion est adopté, toute personne n’étant pas membre en règle de l’assemblée se voit contrainte à sortir jusqu’à la fin du huis clos. Dans le second cas, suivant les modalités du huis clos demandé, les éléments discutés ne seront pas inscrits au procès-verbal, bien que la proposition de huis clos doive l’être. Si seulement la demande d’expulsion est adoptée, le procès-verbal doit être rédigé normalement, incluant l’inscription de la procédure de huis clos. Toute assemblée qui ne posséderait pas l’entière souveraineté de la part de ses membres ne peut adopter de propositions lors d’un huis clos. Ainsi un conseil exécutif dont les privilèges et devoirs sont tributaires à une assemblée générale ne pourrait prendre de décisions lors d’un huis clos.

Énoncé 36. Reconsidération i. Une reconsidération est le fait de revenir sur une décision préalablement adoptée, soit lors de la même séance, soit lors d’une séance ultérieure. Dépendamment du type de reconsidération, cette proposition doit être traitée différemment. Toutefois, peu importe son type, il n’est pas possible de faire plus d’une reconsidération sur une même proposition ultérieurement adoptée. ii. Dans le cas où une reconsidération est demandée sur une proposition adoptée lors de la même séance, elle est adoptée à condition que l’assemblée se positionne en faveur dans une proportion des deux tiers. iii. Autrement, toute reconsidération visant une proposition déjà adoptée lors d’une séance précédente doit faire l’objet d’un avis de motion, au moins deux semaines (10 jours ouvrables) avant l’assemblée où elle sera débattue. Dans cette situation toutefois, les membres ne peuvent intervenir qu’une seule fois, et seule une majorité relative est nécessaire pour que la reconsidération soit adoptée. iv. Si la proposition de reconsidération, est adoptée par l’assemblée, la proposition visée retourne à son état d’origine, soit de proposition non adoptée par l’assemblée. Que les membres ayant proposé ou appuyé la proposition sujette à reconsidération soient présent-e-s ou non lors du vote de cette dernière ne change rien à la recevabilité de la demande de reconsidération.

Énoncé 37. Reprise d’une proposition antérieure À tout moment de l’assemblée, un-e membre peut demander la reprise d’une proposition antécédemment mise en dépôt, à condition qu’aucun moment de reprise n’ait été spécifié lors de celle-ci, dans lequel cas il est nécessaire d’opérer par le biais d’. Dans le cas où un moment a été précisé, il s’agit davantage d’une notion de reconsidération que d’une simple reprise. Les membres ne peuvent intervenir plus d’une fois sur une proposition de reprise. Toutefois, si le vote de la proposition à être reprise s’était soldé par une mise en dépôt automatique (voir Énoncé 50), la proposition de reprise n’est pas sujette à débat. Lorsqu’un vote est repris de cette façon, les membres ne sont pas tenu-e-s de voter la même chose que précédemment.

Énoncé 38. Plénière Une plénière est un moment privilégié pour le débat ouvert. Pendant celle-ci il est impossible de proposer quoi que ce soit. Une proposition de plénière peut s’accompagner d’une durée prédéterminée ou non. Dans le premier cas, la présidence doit mentionner à l’assemblée le moment où la plénière prend fin, et demander à ce que soit la fin de la plénière soit constatée, ou qu’une prolongation soit proposée, puis mise aux voix de la même façon qu’une plénière l’est. Deux types de prolongations peuvent être demandées : soit en nombre de tours de parole additionnels (notamment la terminaison de la liste déjà comptabilisée), soit en temps. S’il s’agit d’une plénière à durée indéterminée, celle-ci prend fin lorsque l’assemblée considère avoir épuisé le débat, par une proposition de terminer la plénière, à mettre aux voix de façon usuelle.

Énoncé 39. Suspension d’une règle de procédure Pour suspendre une règle de procédures, il est nécessaire que l’assemblée vote en faveur de celle-ci à majorité des deux tiers. La suspension ne peut être demandée deux fois pour une même règle si les fins sont également les mêmes, mais une même règle peut être suspendue plus d’une fois si les fins en sont différentes. Ceci signifie qu’il n’est pas possible de suspendre deux fois la même règle pour le même objectif, même si les deux demandes sont effectuées à deux séances différentes.

Énoncé 40. Levée Lorsqu’un membre juge que l’assemblée a accomplie l’ordre du jour qu’elle s’était fixée, ou qu’elle est dans l’impossibilité de le poursuivre, il est possible de demander la levée de l’assemblée, ce qui signifie sa terminaison automatique, dès que la proposition est passée. Tout point inscrit à l’ordre du jour n’ayant pas été traité, à l’exception des points usuels Varia et Levée (voir section sur l’ordre du jour), se voit automatiquement reporté au début de l’assemblée générale suivante dans la proposition d’ordre du jour. Ainsi, les points non discutés sont ramenés sur la table à un moment ultérieur, mais ne sont pas automatiquement inscrits; ils doivent être adoptés dans le nouvel ordre du jour.

Section 5.4 Propositions spéciales

Énoncé 41. Définition Les propositions spéciales sont indépendantes des autres familles de proposition. Elles ne s’incluent pas dans le même ordre de priorité et doivent être traitées selon des circonstances différentes et particulières.

Énoncé 42. Avis de motion Un avis de motion peut être déposé par n’importe quel membre. Il s’agit d’une annonce concernant une proposition qui sera discutée ultérieurement. Habituellement, ce genre de procédure vise à mettre au courant l’assemblée qu’un sujet crucial sera discuté lors d’une prochaine séance. Il est obligatoire de requérir à ce genre de procédures pour toute modification à la charte de l’AÉHUM, ou au présent code, et pour les reconsidérations ultérieures. Un point statutaire de dépôt des avis de motion est automatiquement inséré à l’ordre du jour de chaque assemblée générale. Ainsi, tout membre ou toute membre est en mesure de déposer un avis de motion automatiquement. Le temps nécessaire entre le dépôt d’un avis de motion et son traitement est définit à l’endroit où il est pertinent de faire une telle spécification. Pour le présent code, tout avis de motion concernant une modification doit être déposé deux séances avant qu’il puisse être traité.

Énoncé 43. Dépôt des avis de motion Déposer un avis de motion ne nécessite pas d’appui. Il s’agit simplement de le rendre public, par le biais de la procédure suivante : il est d’abord lu devant l’assemblée, puis il est mis sur le site Internet de l’AÉHUM. Une copie imprimée doit être également à disposition des membres.

Énoncé 44. Traitement des avis de motion Un avis de motion prêt à être traité est automatiquement ajouté à l’ordre du jour. Toutefois, il ne peut être traité si la personne l’ayant déposé n’est pas présente. Par défaut, le point relatif à l’avis de motion devant être traité doit être ajouté à l’ordre du jour de la séance concernée.

Énoncé 45. Vote secret Cette proposition n’est recevable qu’avant de passer au vote et que lorsqu’une proposition principale, un amendement, ou un sous-amendement sont mis aux voix. Elle nécessite un appui et n’est pas sujette à débat. La majorité simple de l’assemblée, qui doit forcément voter à main levée sur cette proposition, suffit pour que le vote passe. Par la suite des bulletins doivent être remis aux membres, sur présentation d’une authentification de leur statut. Avant de passer en procédure de vote, deux scrutateurs ou scrutatrices doivent être élu-e-s, à majorité simple. Cette élection temporaire n’est pas sujette à débat. Chaque membre ne vote qu’une fois et les deux candidatures ayant reçu le plus de votes en leur faveur l’emportent. Tout scrutateur ou scrutatrice, ainsi que le secrétariat, le cas échéant, étant également membre de l’association étudiante, peut et doit voter en premier, devant l’assemblée. Une fois le comptage terminé, le résultat final est annoncé par la présidence, comme à l’habitude.

Énoncé 46. Recomptage Une fois les résultats du vote déclarés, toute personne a le droit de demander un recomptage. Cette procédure est appliquée de façon automatique, et n’a pas besoin d’appui, ni à être votée. Les membres ne peuvent changer leur avis pendant cette procédure et doivent voter la même chose que précédemment. De même, lors d’un vote par bulletin, une demande de recomptage signifie seulement que les billets sont recomptés, et non que les gens votent de nouveau.

Chapitre 6 : Le vote

Énoncé 47. Dispositions générales Une fois les débats terminés, le secrétariat relit la proposition débattue, puis la présidence annonce l’entrée en procédures de vote par la question suivante : «Y’a-t-il un ou une personne qui s’oppose à l’adoption à l’unanimité de la proposition ...». Si personne n’émet d’opposition, la proposition est considérée comme étant adoptée à l’unanimité. Aucune proposition ne peut être reçue dès que les procédures de vote sont entamées.

Énoncé 48. Modalités de vote Si au moins une personne s’oppose à l’adoption à l’unanimité de la proposition mise aux voix, l’assemblée entre en procédure de vote. Par défaut, le vote se fait à main levée. La présidence demande les votes dans l’ordre suivant : ceux et celles qui sont en faveur; ceux et celles qui s’opposent; ceux et celles qui s’abstiennent.

Énoncé 49. L’abstention Le fait de s’abstenir signifie que l’on ne vote ni en faveur, ni en défaveur de la proposition mise aux voix. En aucun cas une abstention ne compte pour l’un ou l’autre camp. Dans une situation où la majorité relative est requise, il s’agit du camp (entre «oui» et «non») qui possède le plus de votes qui l’emporte. Dans le cas où une majorité des deux tiers est requise, le nombre de votes nécessaires pour passer est calculé en additionnant les «pour» et les «contre», les abstentions étant une catégorie de vote à part entière. Par exemple, si un vote se solde par 10 votes en faveur, 8 en défaveur et 4 abstentions, et qu’il est nécessaire que la majorité des deux tiers soit en faveur pour que la proposition passe, c’est en additionnant 10 à 8 que l’on obtient le total (18), sur lequel devra se jouer la majorité des deux tiers. Dans cet exemple, la proposition est rejetée puisqu’il serait nécessaire qu’au moins 12 votes sur les 18 aient été en sa faveur. On ne peut s’abstenir sur certaines propositions, comme pour une demande de Question préalable.

Énoncé 50. Mise en dépôt automatique Si, dans le résultat obtenu, il y a autant de «pour» que de «contre», ou s’il y a davantage d’abstentions que de «pour» et de «contre», la proposition est automatiquement mise en dépôt. Seules les propositions principales peuvent l’être. Une fois mise en dépôt, la proposition peut être reprise immédiatement, plus tard au cours de la même séance, ou à une séance ultérieure, par le biais d’une proposition de reprise.

Énoncé 51. La dissidence Tout-e membre peut faire inscrire sa dissidence au procès-verbal, et doit le faire immédiatement après la résolution de la procédure de vote.

Chapitre 7 : Les questions de privilège

Énoncé 52. Dispositions générales Les points d’ordre et les sanctions sont les deux types de questions de privilège. Une question de privilège peut être demandée lorsqu’il y a violation des droits ou atteinte aux prérogatives de l’instance ou d’un ou une membre. En tout temps, sauf pendant que quelqu’un parle, il est possible de soulever une question de privilège. Enfin, il est également possible de soulever une question de privilège lorsqu’il y a urgence de discuter d’un sujet particulier. Lorsqu’un-e membre désire soulever une question de privilège concernant un point n’étant pas à l’ordre du jour, il ou elle doit le remettre par écrit à la présidence directement.

Énoncé 53. Déroulement En demandant la question de privilège, la personne explique ses motivations. La présidence décide ensuite d’accepter ou de refuser la question de privilège. Comme tout autre type de décision présidentielle, il est possible à l’assemblée de s’y opposer par un appel à la décision présidentielle (voir Énoncé 4).

Section 7.1 Les points d’ordre

Énoncé 54. Définition Au cours d’un débat, un-e membre peut en toujours soulever un point d’ordre pour protester contre des personnalités, des défis, des injures, un langage grossier, des propos sexistes ou racistes ou pour exiger d’une oratrice ou d’un orateur qu’elle ou qu’il retire des paroles blessantes qu’elle ou qu’il a prononcée. On peut aussi soulever un point d’ordre pour réclamer le maintien de l’ordre et du décorum ou pour exiger qu’un orateur ou qu’une oratrice s’en tienne au sujet de la discussion ou que la présidence s’en tienne au Code.

Énoncé 55. Déroulement Dès qu’un point d’ordre est soulevé, l’orateur ou l’oratrice se tait. Celle ou celui qui a soulevé le point d’ordre l’explique brièvement. La présidence écoute puis rend sa décision. Si le point d’ordre est maintenu, l’oratrice ou l’orateur concerné-e doit en tenir compte, de même que toutes les personnes intéressées. Tout-e membre a droit de parole lorsqu’un point d’ordre est soulevé, et ce avant que la présidence ne remette sa décision, mais ne peut le faire qu’une seule fois. Il ne peut y avoir qu’un point d’ordre à la fois, et on ne peut soulever un point d’ordre sur un point d’ordre.

Section 7.2 Les sanctions

Énoncé 56. Définition Des sanctions peuvent être appliquées si toute personne présente dans la salle fait défaut aux droits et devoirs en usage. Il est également du devoir de la présidence de veiller au maintient d’un climat sain et respectueux, et de proposer des sanctions si besoin est. Une seule sanction peut être soulevée à la fois, et aucune autre proposition n’est recevable pendant son traitement.

Énoncé 57. Adoption Les propositions de sanctions ne sont pas sujettes à amendement, les membres ne peuvent s’exprimer qu’une seule fois sur les propositions de sanctions. Les sanctions requièrent la majorité simple pour les observateurs et les observatrices et la majorité des deux tiers (2/3) pour les membres.

Énoncé 58. Types de sanctions (en ordre croissant et cumulatives) i. réprimande ii. retrait du droit de parole pour le point à l’ordre du jour iii. retrait du droit de parole pour la durée de la séance iv. expulsion pour le point à l’ordre du jour v. expulsion pour la durée de la séance

Chapitre 8 : Application en exécutif

Énoncé 59. Dispositions générales Le présent chapitre précise les différentes applications du présent code dans l’instance exécutive redevable à l’assemblée générale de l’AÉHUM. Les statuts précis de chacun des postes sont définis par la charte.

Énoncé 60. Droits et devoir Tou-te-s les membres de l’exécutif ont devoir de présence. À moins d’une spécification contraire, ils et elles ont les mêmes droits en instance exécutive qu’un-e membre a en assemblée générale (voir Chapitre 3).

Énoncé 61. Quorum Le quorum d’un Conseil exécutif est de 50% +1 du total des membres exécutant et membres exécutantes. Sont considéré-e-s membres : le coordonateur ou la coordonatrice, le trésorier ou la trésorière, le ou la responsable aux affaires départementales, le ou la responsable aux affaires internes, les responsables aux affaires externes, le ou la responsable à la vie étudiante, le ou la responsable aux affaires sportives, le ou la responsables aux affaires socioculturelles et les représentants ou représentantes d’année.

Énoncé 62. La présidence En instance exécutive, le coordonateur ou la coordonatrice de l’association assure la présidence. Il ou elle conserve toutefois ses droits, contrairement à la présidence de l’assemblée générale. Le ou la responsable aux affaires internes fait office de secrétaire et conserve tout autant ses droits.

Énoncé 63. L’ordre du jour (structure-type) 0. Ouverture 1. Lecture et adoption des procès-verbaux 2. Tour de table 3. Varia 4. Levée

Énoncé 64. Points non-statutaires Tout point non statutaire est placé avant le point 2. Tour de table. Il est toutefois pertinent de considérer que tout l’exécutif aura loisir d’amener les points pertinent pendant le tour de table. L’ajout de points non-statutaires doit se faire conséquemment par nécessité.

Énoncé 65. Huis clos S’ajoutant aux règles déjà établies quant au huis clos d’assemblée générale, l’instance exécutive possède davantage de restrictions quant à son utilisation. Étant donné qu’il ne s’agit pas d’une instance décisionnelle, et qu’il relève de l’assemblée générale, le Conseil exécutif ne peut prendre de décision sans que les membres de l’association ne puissent être présents ou présentes. Il existe un troisième type de huis clos, utilisable automatiquement avec ceux déjà mentionnés à l’Énoncé 35. Il s’agit d’un huis clos où seul-e-s les membres de l’exécutif peuvent être présents et présentes, bloquant même l’accès aux membres de l’association, mêmes ceux et celles qui sont dans un comité. Pendant ce huis clos exécutif, aucune décision ne peut être prise, aucune proposition ne sera recevable, tout comme pendant le point Varia.

Chapitre 9 : Suspension d’une règle de procédures

Énoncé 66. La règle d’or Il s’agit d’une procédure exceptionnelle permettant de suspendre une règle de ce présent code selon des modalités bien précises. La règle d’or va comme suit : il n’y a pas de règles. L’objectif de cette règle est d’éviter les excès de zèles procéduraux, et de permette un certain niveau de flexibilité à l’assemblée tout en demeurant légitime. L’utilisation de la règle d’or nécessite un appui unanime de l’assemblée. Une seule opposition à l’utilisation de cette règle empêche son application. On ne peut demander de nouveau la règle d’or à de mêmes fins si elle a déjà été refusée une première fois. La reconsidération de la règle d’or se fait toujours selon les modalités d’une reconsidération séance tenante, c’est-à-dire qu’aucun avis de motion n’est nécessaire, mais que le vote doit se faire à majorité des deux tiers.